Privacyverklaring

ASC Hilversum Hurricanes hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit Privacy Statement (laatste update: 28/11/2018) willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. ASC Hilversum Hurricanes houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement.
  • Verwerking van je persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
  • Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als ASC Hilversum Hurricanes zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als je na het doornemen van ons privacy statement, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

ASC Hilversum Hurricanes
’t Jagerpaadje 32, 1231 KJ LOOSDRECHT
Postbus 1092, 1200 BB HILVERSUM
KvK nummer: 40516772.
Of via email: info@hurricanes.nl

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Hilversum Hurricanes verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Om lid te worden van de Koninklijke Nederlandse Baseball en Softball Bond (KNBSB) of American Football Bond Nederland (AFBN) waar we bij aangesloten zijn om zodoende deel te kunnen nemen aan competities die worden georganiseerd: persoonsgegevens zoals je naam, adres, telefoon, geslacht, leeftijd en e-mailadres. De bonden koppelen deze gegevens aan een bondsnummer. Dit nummer wordt slechts gebruikt voor administratieve en organisatorische doeleinden.
  • De interne organisatie van de vereniging om te komen tot een teamindeling en inzet van vrijwilligers.
  • Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en informatie om je op de hoogte te houden van het reilen en zeilen van de vereniging. Hiervoor gebruiken we je naam en e-mailadres.
  • Apps: Hilversum Hurricanes, KNBSB en AFBN bieden een deel van haar dienstverlening aan door middel van apps (‘Hudl’ – AFBN en ‘KNBSB Competitie’ – KNBSB). Door deze apps kunnen persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt.
    In de ‘KNBSB Competitie’ app kan een lid zijn/haar eigen privacy niveau instellen.
    In ‘Hudl’ kan een lid….

Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens via apps valt onder dit privacy-en cookie statement.

Met wie delen we je gegevens?

Hilversum Hurricanes gaat vertrouwelijk met je persoonsgegevens om. Je persoonsgegevens worden in geen geval door Hilversum Hurricanes aan derden verkocht of met ze gedeeld.

Soms is het noodzakelijk om jouw gegevens wel aan derden ter beschikking te stellen om diensten te kunnen leveren. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • De inning van de contributie via ClubCollect. Voor deze doorgifte is geen toestemming vereist. Met deze partij (verwerker) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. ClubCollect bewaart deze gegevens alleen zolang nodig is voor het leveren van hun dienst: het innen van de contributie gedurende de periode van het lidmaatschap.
  • Registratie bij de KNBSB – Honk- en Softbal bond. Voor deze doorgifte is geen toestemming vereist. Met deze partij (verwerker) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. De KNBSB bewaart deze gegevens alleen zolang nodig is voor het leveren van hun dienst: het berekenen van de bondscontributie en het controleren van de speelgerechtigdheid van het lid.
  • Registratie bij de AFBN – American Football bond. Voor deze doorgifte is geen toestemming vereist. Met deze partij (verwerker) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. De AFBN bewaart deze gegevens alleen zolang nodig is voor het leveren van hun dienst: het berekenen van de bondscontributie en het controleren van de speelgerechtigdheid van het lid.
  • Het opstellen en distribueren van de nieuwsbrief: wij maken hiervoor gebruik van de automatiseringsdienst MailChimp. Van alle nieuwsbriefabonnees worden roepnaam, achternaam en e-mailadres bij MailChimp opgeslagen. Met alle personen, die in onze administratie zijn geregistreerd, hebben we een sociale of zakelijke band. In de nieuwsbrief wordt onder meer door het bestuur informatie verstrekt, die relevant is voor de relatie met die personen. Alle leden, vrijwilligers, donateurs en relaties worden daarom bij inschrijving in de Hilversum Hurricanes-ledenadministratie automatisch ingeschreven als nieuwbriefabonnee. De persoonsgegevens blijven bij MailChimp opgeslagen, totdat de abonnee zich heeft uitgeschreven. Nieuwsbriefabonnees kunnen zich via de nieuwsbrief met de daarvoor aanwezige link uitschrijven. Uitschrijven als nieuwsbriefabonnee betekent NIET automatische uitschrijving uit de Hurricanes-ledenadministratie. Omgekeerd wordt bij het uitschrijven uit de Hurricanes-ledenadministratie niet automatisch het abonnement op de nieuwsbrief beëindigd. MailChimp hanteert strikte regels op het gebied van de beveiliging van persoonsgegevens, die zijn vastgelegd in haar Privacy Policy. Deze Privacy Policy geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van de AVG.

We zullen je gegevens ook doorgeven aan derden als dat wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Hilversum Hurricanes bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Kunnen mijn gegevens gewijzigd of verwijderd worden?

Je hebt op ieder moment het recht om de persoonsgegevens die bij ons zijn opgeslagen in te zien. Je kunt ons ook altijd verzoeken die persoonsgegevens te wijzigen of verwijderen. Op het moment dat je ons vraagt je gegevens te verwijderen kan je niet langer lid zijn van onze vereniging. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Jonger dan 16 jaar?

Als je minderjarig bent, dus jonger dan 16 jaar, dan mag je alleen toestemming geven voor het verwerken van je persoonsgegevens met toestemming van een van je ouders of wettelijke voogd. Het is dan belangrijk dat je ouder(s) of je voogd deze verklaring leest. Zij kunnen ook de rechten uitoefenen die je hebt met betrekking tot de persoonsgegevens die je bij ons achterlaat, zoals het recht om je te verzetten tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens of het recht op inzage in en correctie van je gegevens.

Hoe beveiligen we je gegevens?

Hilversum Hurricanes neemt beveiligingsmaatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik. Je gegevens worden via beveiligde verbindingen verzonden over het internet. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Hilversum Hurricanes van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Alle medewerkers (coaches, vrijwilligers) zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Over de cookies die op onze website worden gebruikt, lees je meer in de cookieverklaring.

Waarvoor verzamelen we beeldmateriaal en wat doen we ermee?

Beeldmateriaal kan om heel verschillende redenen gemaakt, bewaard en/of gedeeld worden. In het protocol ‘gebruik beeldmateriaal’ staat beschreven waaraan Hilversum Hurricanes zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Waar kun je terecht met een klacht?

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen via info@hurricanes.nl. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Wijzigingen Privacy Verklaring

Hilversum Hurricanes behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Hilversum Hurricanes een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop Hilversum Hurricanes jouw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website(s) en via een nieuwsbrief.

Protocol gebruik beeldmateriaal

Hilversum Hurricanes hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website en op social media zoals bijvoorbeeld facebook, twitter en groeps- Whatsapp van de vereniging. In dit protocol kan je de regels lezen waaraan Hilversum Hurricanes zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media

Hilversum Hurricanes beheert de website www.hurricanes.nl en de Facebook pagina Hilversum Hurricanes.

De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die Hilversum Hurricanes organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.

  • Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij Hilversum Hurricanes. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van Hilversum Hurricanes, als de ouders/verzorgers hiertegen bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur plaatsen we alleen foto’s waarop minimaal twee à drie kinderen te zien zijn.
  • Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij Hilversum Hurricanes, zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers. Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd.
  • Als een lid of ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen;
  • Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.
  • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen Hilversum Hurricanes website, facebook-pagina Hilversum Hurricanes en andere eigen social media.

Maken van foto en video opnames

Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterrein kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden, supporters of uitgenodigde pers.

  • Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:
    • Trainingen;
    • Door de vereniging georganiseerde evenementen;
    • Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
    • wedstrijden en (officiële) toernooien;
    • overige verenigingsactiviteiten;
  • Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.

Bewaking privacy gebruik van opnamen

  • Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website of social media wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnames worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
  • In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
  • Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.

Tot slot

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur.

Cookieverklaring

Hilversum Hurricanes plaatst cookies op haar website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Ze worden gebruikt om de Platformen beter te laten functioneren en het webbezoek te monitoren, zodat wij na kunnen gaan hoeveel mensen de website in een bepaalde periode hebben bezocht.

Wij gebruiken deze data alleen geaggregeerd en kunnen deze niet herleiden tot een pc of individu. Via de browserinstellingen op je computer kun je cookies die al geplaatst zijn verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop verschilt per browser; raadpleeg indien nodig de helpfunctie van je browser. In deze cookieverklaring lichten we toe welke cookies er worden geplaatst en met welke doelen.

Noodzakelijke cookies

Hilversum Hurricanes gebruikt onder andere cookies om de Platformen goed te laten werken. Deze functionele cookies worden alleen voor dit doel gebruikt. Je kunt deze cookies blokkeren via je browser, maar het kan zijn dat de Platformen dan minder goed functioneren.

Overige cookies

Naast de cookies die noodzakelijk zijn om de Platformen te laten functioneren worden nog een aantal andere cookies gebruikt.

Social media buttons

Op de website zijn buttons opgenomen om artikelen te kunnen delen op sociale netwerken, namelijk Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest en Youtube. Deze buttons plaatsen cookies.

De buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Hilversum Hurricanes heeft daar geen invloed op. Lees de privacyverklaring van deze netwerken om te lezen wat zij met de (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verkrijgen.

Google Analytics

Via de website wordt een cookie geplaatst van het bedrijf Google, als deel van de “Google Analytics”-dienst. Hilversum Hurricanes gebruikt deze dienst om te analyseren hoe bezoekers de Platformen gebruiken. Hierbij zorgen wij dat gegevens van onze bezoekers worden geanonimiseerd. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Hilversum Hurricanes heeft hier geen invloed op.

Google Maps

Hilversum Hurricanes kan ook gebruik maken van Google Maps. Bij het gebruik van Google Maps worden verschillende cookies gezet, bijvoorbeeld om het zoom-niveau te onthouden.

Zowel de informatie van Google Analytics als Google Maps wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Safe Harbor principles en is aangesloten bij het Safe Harbor-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. U kunt zich afmelden voor de Google Analytics-cookies via een browser add-on.

Video en afbeelding cookies

Op sommige pagina’s op de website kunnen YouTube, Flickr en video’s worden geplaatst. Als je deze video’s afspeelt, worden er door YouTube of Flickr cookies geplaatst. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube of Flickr vind je op de website van YouTube of Flickr.

Advertentie cookies

Op onze website worden advertenties getoond. De aanbieders van deze advertenties kunnen cookies plaatsen waar wij geen invloed op hebben. Voor meer informatie verwijzen wij je naar het privacybeleid van de aanbieders van deze advertenties.

Wil je geen advertentiecookies ontvangen, dan kun je dat aangeven door “do not track” add-ons in je internetbrowser te installeren. Ook kun je de cookies van derde partijen weigeren door de instellingen van je browser aan te passen. Zonder advertentie cookies worden nog steeds advertenties getoond, maar deze zijn niet langer aangepast aan je interesses.

Beheer van cookies

Je kunt reeds geplaatste cookies altijd verwijderen via je je browserinstellingen. Je kunt daar ook zelf voorwaarden instellen waaronder cookies geplaatst mogen worden. De wijze waarop verschilt per browser. Meer informatie over het aanpassen van de cookie-instellingen van je browser kun je vinden in de help-functie van je browser. Zonder cookies kunnen sommige functies van de website mogelijk minder goed of helemaal niet werken.

Wijzigingen Cookie Verklaring

Hilversum Hurricanes behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy- en cookiebeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Hilversum Hurricanes een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop Hilversum Hurricanes jouw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website(s) en via een nieuwsbrief.

Op onze website treft je een aantal links aan naar andere websites. Hilversum Hurricanes kan echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die u bezoekt.

Contactgegevens

De website wordt beheerd door ASC Hilversum Hurricanes, ’t Jagerpaadje 32, 1231 KJ LOOSDRECHT (Postbus 1092, 1200 BB Hilversum). Voor vragen en opmerkingen over deze Cookie Verklaring kan je altijd contact opnemen via info@hurricanes.nl.